Ett bra möte kan bli bättre

Inför ett möte är det en hel del att tänka på och det är lätt att det blir lite slentrian i mötesplaneringen.  Vi har lång och god erfarenhet av möten och konferenser och vill gärna dela med oss av lite olika tips och idéer som du kan ha nytta av inför din nästa konferens.
Du får gärna mejla dina egna erfarenheter till oss så blir den här sidan ännu bättre.

Inför ditt möte:

Handen på hjärtat; vet dina deltagare varför de ska på konferens?
I så fall är du i en lycklig minoritet. Enligt en undersökning som gjordes för några år sen visste hela 70% av deltagarna inte syftet med mötet...

Har alla fått den information de behöver inför mötet? En gedigen förberedelse är grunden för framgång. Det gäller alla deltagare. Inte bara föreläsare och moderatorer.
Hur ska mötet dokumenteras? Utse gärna någon innan som får ansvara för dokumentationen. Då får du som arrangör dessutom ett bekymmer mindre.
Vilka är allergiska och mot vad? Sånt vill vi helst veta i förväg för att undvika missförstånd. Som i värsta fall kan bli ödesdigra.

Formen för mötet

Deltagare som inte träffats tidigare. Här behöver du tänka på att skapa en atmosfär som gör att alla känner sig hemma och komfortabla i miljön. En enklare isbrytande aktivitet behöver inte ta så mycket tid i anspråk och lättar upp redan från början.

Ett möte med kreativa processer. Är syftet med mötet att kreera nya idéer och kanske göra en verksamhets eller affärsplan?  Ta till ordentligt med tid för samtal i mindre grupper. Se till att få en lokal som kan klistras full med blädderblockspapper. "Låt alla ha sagt en sak innan någon säger två" är en gammal sanning som är bra att tillämpa i kreativa sammanhang...

Långpromenadens lov. Rör på er! Skicka gärna ut  gruppen i mindre enheter utrustade med kaffekorg och anteckningsmaterial. Sätt av ett par timmar för promenad med problemlösning eller idékläckning. Hör av er vid bokningstillfället så hjälper vi er med de praktiska detaljerna.

Stör ej. Ibland får man bara inte bli avbruten! Mitt i en känslig process, kanske det handlar om gruppdynamik eller personlig utveckling. Meddela oss vid bokningen att ni vill ha ett avskilt utrymme för gruppen och viss flexibilitet i måltidstiderna.

I mellantiderna

Ät rätt. Vi har alltid en stor salladsbuffé som inleder lunchen. Mycket grönsaker gör att du känner dig fräsch hela eftermiddagen och slipper den klassiska "paltkoman" som lätt infinner sig. Vi har tagit bort godis i konferenslokalerna och ersatt med torkad frukt och nötter. Självklart finns det alltid en stor korg med färsk frukt under dagen.

Se till att gruppen håller ihop.
Kvällstid, vid middagen, kommer ofta de bästa idéerna under de improviserade samtal som sker utanför agendan. En av de stora fördelarna med att åka ett stycke från stan, är att man slipper en splittrad grupp kvällstid vilket inte är helt ovanligt annars.

Låt alla övernatta som vill. Vad blev sagt på kvällen? Har du deltagare som reser hem efter middagen? Tänk på att man då riskerar att missa det som blev sagt under kvällens senare gemenskap. Understryk som arrangör vikten av att ha del i gemenskapen även utanför det ordinarie programmet.

Efteråt

Fick alla säga sin mening? Nådde ni målet eller vad kunde gjorts bättre? En enkel utvärdering i form av exempelvis en snabb enkät är ett bra verktyg inför kommande möte.  Be gärna dina deltagare att fylla i den gästenkät som ligger på rummen. Då hjälper ni även att oss bli bättre.